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真の業務効率化には「プロセス全体の可視化」が必須⁉

コロナウイルスの問題が浮上し、テレワークを導入する企業が増えていますが、同時に浮彫になったのが「管理部門担当者の仕事の属人化、働く場所の固定化」ではないでしょうか?経理や人事等の管理部門に属する仕事は、アナログであればあるほど担当する人や働く場所を縛ってしまいます。テレワークだけでなく、労働人口の減少や働き方改革の動きにより業務効率化が叫ばれている昨今、具体的にどのような取り組みが行われているのでしょうか?

今回は富士ゼロックス株式会社 アカウンティングサービス事業推進グループ 部長の長谷川順一が各社の取り組みの傾向と、その問題点について解説します。
(本内容は、Manegy注1に掲載されました。)

  • 注記 Manegyは、企業の管理部門と士業の皆さまのための会員制サイトです。

業務効率化に向けた各社の取り組みと、請求書処理業務における課題

Q.
業務効率を上げるため、各社様々な取り組みをしているかと思いますが取り組みの傾向にはどういうものがありますでしょうか?
A.
まず各種システムを導入してクラウド化する動きは進んでいますね。管理部門向けのものですと、請求書発行や経費精算、勤怠管理等のクラウドシステムが数多くリリースされています。その中でも、特に業務が膨大でシステム導入が求められているのは様々な取引先から送られてくる請求書処理業務です。
Q.
請求書処理業務は、仕入先数が増えれば増えるほど大変になるイメージです。
A.
そうですね。しかも数ある請求書がそれぞれバラバラのフォーマットで送られて来ますよね。 送付方法も、郵送もあればメールだったりもします。これでは処理にかなりの時間がかかりますし、時間も手間もかかると担当者がキャパオーバーになり、人的ミスが発生する可能性も高まります。また、取引先が下請法対応企業だった場合、支払いが遅延してしまうリスクもありますね。会社の費用管理や支払いに直結する請求書処理は1つの間違いが致命的なものになりますので、この業務はなんとしても効率化して正確性を上げたいですね。


富士ゼロックス株式会社
アカウンティングサービス 事業推進グループ
部長 長谷川 順一 氏

Q.
先ほど、各社からクラウド化された様々なシステムがリリースされているということでしたけれど、それらを使えば解決する問題なのですか?
A.
ある程度はそうですね。ただ、特徴としてそれぞれの業務の最適化を個別ツールで対処しようとしているものが多いように思います。例えばOCRの技術を使って送られて来た請求書データを取り込む等が最近一般的ですよね。
ただ、これだけでは一定の課題へのソリューションに留まると思っています。請求書処理業務の最終的な目的は、経営者が会社の財務状況をリアルタイムで可視化出来るようにすることです。そのために決算の早期化を図ったり、処理スピードを早めたりする必要があるので、個別のソリューションではなく、請求書処理業務プロセス全体を可視化出来るようにする必要がありますね。
全体を可視化すれば、どこがボトルネックになっているかが一目瞭然となり、その課題に対して手を打つことで、財務状況の改善や事業の成長に繋がっていくのではないかと考えています。

解決のカギは「業務全体の可視化」日本では富士ゼロックスだけが提案出来るソリューションとは

Q.
部分最適だけを考えるのではなく、本来の目的(財務状況改善)に沿って解決策を考えるべきなのですね。でも、そんな業務全体をカバーしてくれるようなソリューションが存在するのですか?
A.
はい。弊社富士ゼロックスが提供している買掛金管理自動化支援ソリューション「Esker」であれば業務全体の課題解決が可能です。弊社がこれまで培ってきた文書管理に関するコンサルテーションやソリューション構築のノウハウと、フランスEsker社の買掛金管理業務サービス「Esker on Demand」を合わせてソリューションとしてご提供しています。
Q.
買掛金管理のサービスはフランスのものなのですね。
A.
はい。弊社もずっと文書管理のプロフェッショナルとしてサービスをご提供して来ましたが、時代や状況に合わせて、横軸で掛け合わせたいサービスがどんどん世に出ていきます。そこで、国内外問わずアライアンスを組めるサービスを常に探していて、巡り合ったのがEskerです。

買掛金管理自動化支援ソリューション「Esker」で出来ること

Q.
具体的にはEskerを使うと、どんなことが叶えられるのですか?
A.
請求書処理の申請から承認、保管までの一連のサイクルや、各会計管理システムとの連携による総合的な業務効率化を支援することが出来ます。さらにダッシュボードでリアルタイムに処理状況を可視化出来るので処理がどこで止まっているかも分かりますし、各項目の数字も費目別、部門別、ベンダー別に分析が可能です。また、請求書の取り込みはAI活用によって自動化されていますし、クラウドやモバイル連携にも対応しているので、働く場所や時間によって業務が止まることもありません。
Q.
よく、上司が出張に行ってしまって承認が取れずに仕事が進まないという声を聞いたりしますよね。その点はクラウド、モバイル連携しているととても助かります。何といっても経営陣にとってはダッシュボードで数字をリアルタイムに、あらゆる視点で分析出来るのはとても魅力的ですね。
A.
そうですね。繰り返しになりますが、請求書処理業務の目的は担当者の業務効率化に加えて、経営者のための財務状況改善ですから、そのために必要な機能は今後もどんどん拡張していけたらと思っています。

Q.
2023年のインボイス方式(適格請求書等保存方式)もありますし、これからさらに電子化が加速していく時代かと思いますが、その時代に向けて御社が考えていることはありますか?
A.
今後、電子でのやり取りがどんどん推奨されていきますが、完全に紙がなくなる未来というのはまだまだ遠いのではないかと思っています。しばらくは、紙と電子が混在するであろうと。そのときに、紙を専門で扱って来た我々であればスムーズに対応出来ると考えています。それに、紙を扱ってきた会社だからこそ、そこを電子化していく責任もありますしね。
弊社には、各社担当のパートナーがいますので電子化に向けて何から取り組んだら良いか分からないなど、少しでも気になっていることがあれば何でも相談して欲しいですね。

これからさらに加速する電子化の波。このように、時代に合わせてあらゆる仕事の方法も変わっていくのは必然ですよね。その中でも事業に密接な数字の部分の整備は何よりも早くしておきたいところ。弊社のソリューションを導入して、個別最適ではなく全体最適を図れる見直しを検討してみてはいかがでしょうか?

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