書類の電子化

生産性向上の第一歩!ペーパーレス化が
会社にもたらすメリットと具体例を解説

あらゆる業界にて“働き方改革”が叫ばれ、多くの会社の仕事の仕方が変わりつつあります。そのため、かつて以上に生産性の向上という課題に取り組む企業が増えています。
しかし、積極的な取り組みを続けていても、今ひとつ結果が見えなかったり、一部の人の負担だけが増えていたりする会社も少なくありません。そのようなときに結果を急いでしまうと社内の混乱を招き、逆に業務が滞ってしまう危険性もあります。

こうした状況において、生産性を向上させることに悩みを抱える経営者様や担当者様は、どのような手を打つべきなのでしょうか。
今回は、業界を問わず多くの会社が取り組みやすい、「ペーパーレス化」による生産性の向上について、そのメリットや具体的な事例を詳しく見ていきましょう。

生産性を下げているのは”紙”だった!?
紙の書類を使用し続ける問題点

あなたの会社では、どれくらいの紙を利用しているでしょうか。
FAXをはじめ、見積書や契約書、さらには業務マニュアルや社内の回覧資料、決算書などでも多くの紙が利用されているのではないでしょうか。

これらの紙の書類は、その場で文字などを書き込める、机の上にいくつも並べて同時に見られる、付箋を貼るなどの便利な取り扱いができます。また、データ化された資料をPCなどで見るよりも目が疲れない、頭に入ってくるなどの意見も多いでしょう。

このように様々なシーンにて、紙の書類が重宝されている一方、いくつかの問題点があることに気づいている人も多いでしょう。では、具体的にどのような問題が考えられるのかを見ていきましょう。

紙の書類の問題点

・紛失

通常、会社内にて取り扱う紙の書類は、デスクの引き出しやキャビネットなどに保管されることが多いでしょう。しかし、保管場所を間違えてしまったり、誤って会社から持ち帰ってしまったりした場合は、紛失する可能性が高まります。また、出先に紙の書類を持ち出す場合も、紛失・盗難のリスクが考えられます。これら紛失した書類が原本だった場合、取り返しがつかない問題に発展する恐れもあります。

・非効率

紙の書類を確認するためには、保管場所まで足を運ばなければなりませんし、欲しい資料がどこにあるか、探す手間がかかります。
また、離れた場所にいる人に書類の内容を確認してもらうには、スキャンしてメールなどで送ったり郵送したりする手間が生じます。さらに情報を更新したい場合には、書類の上から手書きにて記入したり、打ち替えた書類を再発行したりする手間も考えられます。

・人的ミス

紙の書類に記載されている内容を、手入力にてデータ化する場合、打ち間違えなどの人的ミスが発生する可能性があります。そのときにダブルチェック、トリプルチェックを行うことでミスを防ぐことは可能ですが、そのためには複数の人の手が必要になることも考えられます。

・保管スペースが必要

新たな紙の書類は常に増えていきますが、貴重な書類であればあるほど、長期間の保管が求められます。しかし、保管スペースには限りがあり、全てを保管し続けることは困難です。さらに何を残し、何を廃棄するのかを決めるにも時間がかかりますし、誤って必要な書類を廃棄してしまう恐れもあります。

ペーパーレス化が”生産性向上”にどう繋がるのか?

紙の書類の問題点に対しては、すでに多くの業界にて改善に向けた取り組みが行われています。
例えば、多店舗にて契約が行われる不動産業界や、同じく多店舗のアルバイトやパートの雇用契約を行う飲食・小売業界など、大量の契約書類を取り扱う業界では契約書類のペーパーレス化が進められています。
このようなペーパーレス化の取り組みは、IT化が進む業界に限ったことではなく、会社の身近な機器を使用した、次のような取り組みも実現しています。

・複合機のスキャンを活用したペーパーレス化

コピーと同じように紙の書類を複合機でスキャンし、クラウドに保管。インターネットが使用できれば場所を問わず、データ化された書類をPCなどから閲覧することができるようになります。

紙の場合

  • ・紙の書類を整理する作業に手間がかかっていた
  • ・外出先に紙の書類を持ち出す際には、
    常に紛失のリスクがあった
  • ・必要書類を探す際に時間がかかっていた

ペーパーレス化後

  • ・スキャン後、データ化された書類が
    クラウドに保存される
  • ・外出先から書類へのアクセスが可能になり、
    紙の紛失や情報漏えいが防止される
  • ・書類は容易に検索ができ、見つかりやすい

・FAXのペーパーレス化

近年は、FAXをペーパーレス化できるサービスも普及していますが、これにより紙の場合にかかっていた手間やコストが大幅に削減されることが期待されます。

紙の場合

  • ・顧客から届く注文などのFAXを全て紙で
    受信し管理していた
  • ・FAXのピックアップ、担当者への振り分けに
    手間がかかっていた
  • ・膨大なFAX用紙を必要とした

ペーパーレス化後

  • ・着信したFAXが自動的にデータ化されるようになった
  • ・自動で担当者に振り分けられ、スムーズな確認が可能により、担当者の業務効率化が実現した
  • ・ FAX用紙の削減によりコストが削減された

これらはあくまでも一例ですが、注目すべき点は業務内容を大きく変えずに、ペーパーレス化が実現していることです。
例えば、「複合機のスキャンを活用したペーパーレス化」では、日常的に使っていたコピーと同じような作業となりますので、ペーパーレス化にあたり特別なスキルは必要としません。

また、「FAXのペーパーレス化」では、ピックアップや担当者への振り分けのみが自動で行われ、その後の作業は今まで通り進めることができますので、担当者の業務負担が増えることはありません。さらに紙の場合にかかっていたコストや時間を削減することができるばかりか、注文などのFAXを受信してから作業までの時間短縮により、顧客満足度の向上も期待できます。

このようなペーパーレス化によって、業務効率化やコスト削減が実現していけば、おのずと会社全体の生産性が向上していくのではないでしょうか。
次は今一度、ペーパーレス化のメリットを整理し、ペーパーレス化を実現した具体的な事例も見ていきましょう。

ペーパーレス化のメリット

・コスト削減

紙代、印刷代、保管スペース、FAXの送受信料金、郵便料金などの
コスト削減につながります。業務効率化による人件費削減も期待できます。

・情報共有

紙の書類を確認する際には、抜けや漏れが生じやすいものです。
セキュリティの強化と組み合わせることが基本ですが、
クラウドを使用することで安全かつ適切に情報共有が可能となります。

・検索と管理

データ化した紙の書類はPCにて検索することができますので、
取引先やお客様との商談中でも必要になった書類をすぐに取り出せます。
また、キャビネットなどに整理する手間が省かれるため、
他の業務に時間を費やすことが可能となります。

富士ゼロックスでは、様々な企業様のDocuWorksソリューションを通じてペーパーレス化の
お手伝いを行っています。その一部を事例でご紹介しています。

お客様導入事例 ①有限会社前橋京和商会 様

受注業務においてFAXのニーズは大変高く、コミュニケーションの手段として何ら問題はありません。しかし、受注業務の効率性の面から見た場合は次のような問題点が挙げられます。

  • ◆FAXを送受信する際は都度、FAX機まで移動しなければならない
  • ◆FAXに加え電話でも受注対応を行なっている場合、離席中は電話対応ができず、受注を逃すリスクや対応の遅れによるクレームの発生が考えられる
  • ◆各担当者が個別に対応し属人化しているため、情報共有ができない

これらの問題を解決し、FAXによる受注業務の効率化を実現されたのが、自動車部品を供給し部品調達を支援されている「有限会社前橋京和商会 様」です。同社様は他社との差別化をはかるため、「より早くより正確に」をモットーに掲げ改善を進められました。
この「より早くより正確に」を実現されたポイントは、PCの操作に慣れていない社員の方が多かったことから、紙に近い画面のシステムを選択されたことにあります。その結果、作業負担を最小限にしつつも次のような業務効率化が実現したのです。

  • ◆FAX受注作業のほとんどが各担当者の自席で完結できるようになった
  • ◆受注情報が即座にシステムへ反映され情報が一元管理できるようになった
  • ◆一元管理された情報を関係者全員が共有できるようになった
  • ◆システムに定型句を登録しておくことにより、お客様への納期回答などがスムーズになった

お客様導入事例 ②株式会社千代田ビルマネジメント 様

「株式会社 千代田ビルマネジメント様」は、ペーパーレス化によって以下の時間・コストの削減を実現されています。

  • ◆社内共有書類の確認作業時間を6分1に削減
  • ◆約10,000枚の用紙を削減

同社様が抱えていた課題や改善に向けた具体的な
お取り組みは動画にて詳しくご覧いただけます。

富士ゼロックスでは、お客様の課題やニーズに合わせた多様なペーパーレス化を支援しております。
生産性の向上にお悩みの会社様は、ぜひいちど抱えられている課題をお聞きかせください。

お客様のお悩みを解決。富士ゼロックスが提供するソリューション

毎日の仕事を、DocuWorks 9 が一貫してサポート

文書の受け渡しから作成、プレゼンテーション、保存まで、ドキュメントを扱う一連の業務がスムーズに。
場所や時間にしばられず、さまざまな情報の活用や人との連携を促します。

1.文書の受け渡し

  • ・受注 DocuWorksを立ち上げ、DocuWorksトレイを確認。ファクスで届いた注文も見落とさず、すぐに見積作業にかかれます。
  • ・見積依頼 参考資料を添えて、協力会社に見積依頼。DocuWorksなら異なる形式の文書も一つに束ねたり、付箋をつけて送ることができます。

2.文書の収集・加工

  • ・情報収集 必要な情報をクラウドなどからドラッグ&ドロップで簡単に「お仕事スペース」に収集できます。
  • ・提案書作成 集めた情報をもとに、お仕事スペース上で提案書を作成。「ふでばこ」の活用で、さらに作業がはかどります。

3.作業の可視化・承認

  • ・受注 チームメンバーに作業を依頼。ツールバーをカスタマイズできる「お仕事バー」は各メンバーへの業務指示に活用できます。
  • ・上長への承認依頼 作成した提案書や、協力会社から届いた見積書を上長へ提出。上長は、DocuWorks上で内容の確認から承認まで処理できます。

4.外出先での活用

  • ・顧客先でのプレゼンテーション 上長に承認された書類を、外出先のタブレット端末から呼び出して説明できます。

5.確認・保存

  • ・書類の修正 帰社後、顧客から指摘を受けた箇所を修正。修正前と修正後の文書を見比べての確認作業も、DocuWorksならPC上で楽にできます。
  • ・共有サーバーへ保存 文書の保管時に属性を付与することで、その後の検索や再活用がしやすくなります。社内の情報資産として、有効活用いただけます。

ペーパーレスなら「DocuWorks 9」

様々な文書をまとめて電子化、一元管理。
ファクスは受信も送信も完全ペーパーレスで。
富士ゼロックスではお客様の業務の効率化をサポートする
最適なソリューションをご提案いたします。

詳しく見る