営業の効率化

働き方改革時代に必要な生産性を向上させる
顧客情報管理とは?

働き方改革の法律が整備され、大・中・小問わず全ての企業が以下 3 つの項目にてルールを守ることが義務となりました

  • ・時間外労働の上限
  • ・有給休暇の取得
  • ・正社員とパートなどの非正規雇用者との待遇差

(参照:厚生労働省「働き方改革特設サイト」https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/

中小企業における、時間外労働の上限規制(原則として月 45 時間・年 360 時間)は、2020 年 4 月からの施行となりますが、その他のルールは既に施行されています。 今後ますます労働時間を減らし、有給休暇も取得しなくてはならない一方、どのように業務を効率化させ売上を拡大させるべきなのかは大きな悩みどころです。 この一見すると両立しなさそうな課題を解決するためには、「生産性」を向上させることが重要なポイントとなります。

今回は、「生産性」を向上させるための具体的な方法を詳しく見ていきましょう。

働き方改革と同時に配慮すべき「健康経営」

働き方改革を進めるにあたり、同時に意識して取り入れていきたいのが、「健康経営」です。 これは現在、経済産業省が推し進めていますが、同省の説明では社員の健康が保持されれば、活力や生産性が向上し、業績が上向くことが期待できるとしています。
具体的には、企業は社員たちに適度な運動をすすめたり、睡眠とアルコールに関する正しい知識を習得させたり、ストレスやメンタルヘルスの対策を講じたりする取り組みとなります。

このような取り組みを経済産業省は、「健康投資」と呼んでいますが、働き方改革とともに進めようとすれば、それなりのコストが必要となります。 しかし、働き方改革と健康経営を推進することで生産性が高まれば、コストをかけるほどリターンが大きくなります。これが経済産業省のいう「投資」の意味なのです。

業務を効率化させるための「カギ」とは

ここからは、実際の業務面からも生産性を向上させるための取り組み方法を見ていきましょう。 例えば、売上を拡大させるためには、営業を強化しなければなりません。しかし、現在は多くの企業が人手不足、人材難、離職に悩まされ、なかなか実現できていないのではないでしょうか。

そこで解決の一助になるのが、従業員 1 人あたりの生産性を向上させることです。これまでは 100 のパフォーマンスだった人が 120 のパフォーマンスを発揮すれば、売上高は 20%増えます。
しかし、120 のパフォーマンスを発揮するために、これまでは 100だった労働が 120 の労働に増えたのでは生産性は向上していませんし、働き方改革や健康経営に逆向しかねません。

生産性を向上させ、労働時間を減らしても売上が拡大するには、営業をはじめあらゆる業務が効率化される必要があります。そのカギを握るのが「情報管理と共有」です。

社内情報のタイムラグを解消

営業を例にしますと、多くの企業では経営者が考えた営業戦略を役員会で決定し、それから部長や課長などを経由した後、営業担当者に伝達されます。このような情報の伝達・共有は、経営者が営業戦略を決めた“そのとき”、リアルタイムに営業担当者によって実行されるのが理想的です。

ところが多くの企業では、経営者の意思が営業活動に反映されるまでに、タイムラグが生じています。このようなタイムラグが解消されれば、営業をはじめ多くの業務において効率化が実現するでしょう。さらに多くの社員に経営者の意思が共有されれば、これまでに経営者が考えなかったような新たなアイデアなども生み出されるかもしれません。

ところが多くの企業では、経営者の意思が営業活動に反映されるまでに、タイムラグが生じています。このようなタイムラグが解消されれば、営業をはじめ多くの業務において効率化が実現するでしょう。さらに多くの社員に経営者の意思が共有されれば、これまでに経営者が考えなかったような新たなアイデアなども生み出されるかもしれません。

では何をすれば、社内の情報に対してのタイムラグが改善されるのでしょうか。それを低コストかつ短期間にて実現させるのが、IT の役割です。なぜなら IT は本来、人々の関係性の構築やコミュニケーションを効率化させるための手段だからです。社内情報の管理・共有の改善こそ、IT が得意とする領域なのです。

名刺管理による顧客情報管理の効率化

ITによる社内情報管理・共有の改善策の一つとして、「名刺管理」が挙げられます。
名刺は人脈そのものであり、人脈こそビジネスチャンスの源です。しかし、名刺が資産であることを意識したことはありますでしょうか。
多くの企業では顧客や取引先の名刺を従業員が個別に管理していますが、データ化され、一元的に管理されれば、資産としての価値が高まります。さらにデータ化された名刺が、各従業員の PC などから簡単にアクセスできれば、人脈探しの時間が削減され営業のアプローチなど、次のアクションまでを早めることができます。これこそが、社内情報管理・共有の効率化と言えるでしょう。

しかし、紙の名刺のまま従業員が個別に管理している状態では、共有が必要になったとしても人によって管理方法が異なるために、目的の名刺が見つからないなどの問題が考えられます。また、手作業にて名刺をデータ化しようとすれば、膨大な時間を要しますので、働き方改革にて定められた時間内ではデータ化の作業が難しいかもしれません。このような名刺のデータ化は、ITによって人の手間をかけずに実現することができますが、次はその事例を見ていきましょう。

名刺管理の成功事例 株式会社久米設計 様

「株式会社久米設計」様は、日本建築学会賞やグッドデザイン賞などの受賞歴がある、建築設計・管理の企業様です。
同社様は富士ゼロックスの名刺管理システム「SkyDesk CardsR(スカイデスク・カーズアール)」を導入し、全社内での顧客情報管理・共有化、さらには生産性を向上させることに成功しました。

< なぜ名刺管理に着目したのか >
久米設計様では、建築プロジェクトの管理は基幹業務システムにて行い、顧客情報の管理は別のシステムで行っていました。しかし、本来は建築プロジェクトの情報と顧客情報は、密接な関係にあります。その 2 つの情報が独立した別のシステムで管理されているため、建築プロジェクトの情報と顧客情報を関連付けることができませんでした。

また、営業などの渉外部門では、顧客情報のベースとなる名刺を個々人で管理していました。

久米設計様は、「建築プロジェクトの管理システムと顧客情報システムの統合」と「名刺情報の一元管理」という 2 つを解決するソリューションとして、名刺管理システムを選択したわけです。

また、久米設計様では、名刺管理システムの導入によって、かえって社員の業務量が増えることを懸念していました。そこでどの社員でも簡単に素早く名刺管理システムを操作、運用できる必要がありました。そしてセキュリティと価格も重要なポイントでした。これら3 つの「決め手」をすべてクリアできたのが、SkyDesk CardsR だったのです。

  • 【決め手1】基幹システムと顧客管理システムと名刺管理システムの統合
  • 【決め手2】大量の名刺を一括取り込み
  • 【決め手3】セキュリティと価格

「SkyDesk CardsR(スカイデスク・カーズアール)」の
ソリューション紹介

久米設計様をはじめ多くの会社様の名刺管理を実現させた「SkyDesk CardsR」のソリューションを動画にて詳しくご覧いただけます。

< 主なソリューション >

  • ・スマホ・アプリからでも名刺の登録が可能
  • ・クラウドで一元管理
  • ・人脈の整理と人脈の共有化
  • ・情報の追加も自由自在
  • ・社外でもスマートフォンなどからアクセスが可能

社内の名刺管理はシンプルに
「SkyDesk Cards R」

社内の人脈共有や引き継ぎにも役立てていただいています。
営業に限らず、秘書業務や購買部門の名刺管理にも活用されています。
名刺管理のやり方ひとつで業務効率が変わります。

詳しく見る

富士ゼロックスでは、働き方改革や健康経営に則った、あらゆる生産性の向上支援しております。
生産性の向上にお悩みの会社様は、ぜひお気軽にご相談ください。